Zu den bekannten UC-Anbietern gehören Microsoft, Novell, Cisco, IBM, Siemens Enterprise Communications, Nortel, Avaya, Alcatel-Lucent oder auch Oracle.

Viele Standorte, Kommunikationsmittel – reibungsfreie Zusammenarbeit?
Immer alles so schnell wie möglich erledigen, während der Lieferant in einem Nachbarland niedergelassen ist und der Kunde in einer anderen Zeitzone wohnt? Und das via Festnetztelefon, Handy, Smartphone, Fax, E-Mail, Instant Messaging oder Videokonferenzen, ob im Büro, unterwegs oder im Home Office?  Ein Blick auf den aktuellen Informations- und Nutzungsstand von Unified Communications im deutschen Mittelstand…

Zusammenführung der Kommunikationskanäle auf einer Oberfläche
Das Kommunikationsvolumen verzeichnet ein stetiges Wachstum und geht zunehmend zu Lasten der Effizienz und Qualität. Nur wenn alle Kommunikationskanäle intelligent zusammengeführt werden, können Mitarbeiter auf einen Blick feststellen, was wann mit wem und in welcher Reihenfolge erledigt werden muss.

Unified Communications (UC) beschreibt die Integration verschiedener Kommunikationsmedien in einer einheitlichen Anwendungsumgebung, d. h. alle Nachrichten sind jederzeit auf jedem Gerät unter einer Benutzeroberfläche abrufbar:
Moderne Unified Communications Lösungen geben den verschiedenen Kommunikationswegen eine einheitliche Bedienoberfläche und fassen die Informationen auf einer gemeinsamen IP-Plattform zusammen. Diese Plattform sorgt für die gesamte Datenverfügbarkeit und -sicherheit.
Die virtuelle Zusammenarbeit von Mitarbeitern wird so auf allen Ebenen möglich und soll insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen neue Synergien und höhere Produktivität ermöglichen.

Beispielanwendungen
Heutige UC-Systeme bieten zum Beispiel die „One-Number“-Funktion an. Wird der Mitarbeiter angerufen, klingeln sowohl Festnetz- als auch Mobiltelefon – nützlich zum Erreichen freier und Außendienst-Mitarbeiter. Dabei nennt sich die die automatische Rufumleitung zum aktuell genutzten Endgerät „Find-Me-Follow-Me“-Funktion.
Weitere Möglichkeiten sind die Einleitung von Web-Konferenzen über einen Mausklick oder die Möglichkeit, alle relevanten Dokumente und Mitteilungen  jedem Mitarbeiter jederzeit und unabhängig vom Standort zukommen zu lassen. Gerade auf Geschäftsreisen ist die bislang oft fehlende Datenverfügbarkeit ein wichtiges Argument für den Einsatz von Unified Communications-Lösungen.

Studie vom ECC Köln und Cisco Systems
Das E-Commerce-Center Handel (Köln) hat zum Thema Unified Communications im Auftrag von Cisco Systems deutsche Mittelständler befragt. Im Rahmen der Online-Umfrage „Kommunikation 2008 – Wo steht Ihr Unternehmen?“ wurde der aktuelle Informations- und Nutzungsstand von UC-Lösungen bei kleinen und mittelständischen Unternehmen ermittelt.
Teilnehmer waren sowohl Industrie-, Handels-und Dienstleistungsunternehmen als auch Handwerksbetriebe, wobei auf den Dienstleistungssektor und den Handel jeweils über 40 % der Stichprobe entfallen. Von den 442 ausgefüllten Fragebögen konnten 312 verwertbare Fragebögen in die Auswertung eingehen. Die Befragung lief von 10. Oktober bis 22. November 2008 und ist im Januar erschienen:

Bedarf 1: Einfachere Verwaltung verschiedener Endgeräte
- Die Kommunikationsstruktur wird zunehmend komplexer. Mitarbeiter nutzen über mehrere Standorte hinweg immer mehr unterschiedliche Endgeräte. Die am häufigsten verwendeten Kommunikationskanäle sind E-Mail, Festnetz, Mobiltelefon, Hardwarefax und Softwarefax.
- Knapp 80 % der Befragten geben an, dass ihre Mitarbeiter mehrere Endgeräte zur Kommunikation benutzen.
- Nur jedem fünften der Befragten steht der Zugang zu Sprach-, E-Mail und Faxnachrichten unter einer Benutzeroberfläche zur Verfügung.
- Der einfachen Administrierbarkeit wird von 90,2 % der Befragten die höchste Priorität zugeordnet. Dies ist mit Blick auf die beklagte Unübersichtlichkeit in den Anwendungen der verschiedenen Endgeräte durchaus nachvollziehbar
- Der Integration verschiedener Kommunikationskanäle unter einer Benutzeroberfläche wurde hierbei die größte Bedeutung zugeschrieben. 79,2 % bezeichneten diese Funktion als „sinnvoll“ oder „sehr sinnvoll“.

Bedarf 2: Bereits vorhandene Technologien weiter nutzen
- 83,4 % der Befragten geben an, dass es sehr wichtig ist, die vorhandenen Technologien weiterhin nutzen zu können. Gleiches gilt für die Verwendung mobiler Endgeräte, die mit 75,7 % nur knapp darunter liegen.

Bedarf 3: Kunden müssen den richtigen Ansprechpartner auf Anhieb finden
- Drei Viertel der Befragten sagen, dass es zunehmend schwieriger ist, auf Anhieb den richtigen Ansprechpartner zu bekommen.
- In etwa jeder fünfte Kunde hat beim Erstkontakt Schwierigkeiten, den richtigen Ansprechpartner zu erreichen.

Bedarf 4: Jederzeit und überall auf alle Daten zugreifen
- 69,7 % halten die Verwendung offener Standards und Schnittstellen für sehr wichtig.

Ergebnis
Die Studienergebnisse zeigen, dass bei kleinen und mittleren Unternehmen ein großes Informationsdefizit besteht. Knapp 80 % der Befragten gaben an, noch nie etwas von UC gehört oder nur eine vage Vorstellung davon zu haben.

Die Nachfrage zum Nutzenpotenzial einzelner UC-Funktionalitäten führte hingegen zu sehr positiven Einschätzungen durch die Befragten. Die größten Chancen werden einer Verbesserung der Teamarbeit eingeräumt. Eine leichtere Erreichbarkeit von Mitarbeitern und eine verbesserte Kommunikation mit den Kunden, Partnern und Lieferanten durch UC-Lösungen stehen an zweiter und dritter Position.

Die mit UC-Lösungen assoziierten Risiken und Herausforderungen liegen im Durchschnitt jedoch fast so hoch wie der erwartete Nutzen. Die Angst vor neuen Sicherheitsrisiken und dadurch verursachte, schwer kalkulierbare und kontrollierbare Probleme stellen gegenwärtig das Hauptproblem dar.

„Wann UC-Lösungen von KMU integriert werden, hängt maßgeblich davon ab, inwieweit es gelingt, die Unternehmen für die Thematik zu sensibilisieren und kostengünstige, stabile Lösungen am Markt zu etablieren“, erläutert Dr. Kai Hudetz, Leiter des E-Commerce-Center Handel.

Weitere Ergebnisse der Studie finden Sie hier.

Fallstudien, Podcasts und Videos
- Cisco: Fallstudie Wie die Werbeagentur Ogilvy&Mather monatlich 10.000 Dollar durch den Unified Meeting Place einspart (Englisch)
- Cisco: Fallstudie Mit Unified Communications näher zum Kunden (Deutsch)
- IBM: Video “Don’t try this at work” (Englisch)
- Novell: Podcast (MP3) Produktivitätssteigerung, Interview mit Christoph Stoica, Mitglied der Geschäftsleitung, Novell Deutschland (Deutsch)
- T-Systems: Fallstudie mit Anwendungsbeispielen aus dem Office (Deutsch)

Wichtigste Keywords für diesen Artikel: Unified Communications, UC-Systeme, Cisco Systems Deutschland